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アフラック保険サービス株式会社の個人情報の取扱いについて

アフラック保険サービス株式会社(以下、当社といいます)は、お客様の個人情報を守ることはたいへん重要なことだと考えております。
当社では、お客様から信頼いただける企業を目指すため、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます)その他の関係法令、「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」等の国が定める指針その他の規範、社団法人生命保険協会の「生命保険業における個人情報保護のための取扱指針」等(以下、まとめて「法令等」といいます。)を遵守するため、個人情報の取扱いに関する方針を定めています。そして、お客様からお預かりしている大切なプライバシー情報につき、個人情報の正確性と機密性の保持、適正な収集・管理・利用と保護に努めています。

なお、以下に記載する内容については、適宜見直しを行い、改善に努めていきます。また、個人情報保護マネジメントシステムを着実に実施し、さらにこれを継続的に改善します。

1.個人情報の利用目的

当社は、以下に掲げる利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を取り扱います。

  1. (1)

    保険代理店事業に関する次の業務

    • 当社が委託を受けている保険商品やサービスの案内・提供・維持管理
    • 当社業務に関する情報提供・運営管理、商品やサービスの充実、及びそれらの調査
    • その他保険業に関連・付随する業務

    当社に対し保険業務の委託を行う保険会社の利用目的は、以下の会社のホームページに記載してあります。
    アフラック http://www.aflac.co.jp/

  2. (2)

    アフラックならびにアフラック・グル―プ企業・団体から委託を受けた次の業務

    • 保険契約、ならびに保険契約の契約保全に係わる事務代行業務
    • 人材育成および研修業務
    • 人事・庶務・総務・法務に関する事務の代行、ならびにこれらに関するコンサルティング業務
    • その他上記業務に関連・付随する業務
  3. (3)採用応募者の選考
  4. (4)防犯上の記録
  5. (5)支払調書の作成業務

2.個人情報の収集方法

当社は、法令等に従い、適正な方法により個人情報を収集します。
主な収集方法として、保険商品の資料をご請求いただいた際の資料請求ハガキ及びインターネット上の情報登録(cookie等を使用する情報収集を含みます。)や電話、電子メール・アンケート、面談、防犯カメラ等により収集する方法があります。個人情報の収集にあたっては、当社は法令等に従い、上記1.の利用目的をお知らせします。また、お客様に対し、次の方法により上記1.の利用目的をお知らせします。

  1. (1)書面にて個人情報を収集する場合には、原則として当該書面または付随書面において利用目的を担当者より明示します。
  2. (2)お客様から直接画面等に登録された当該お客様の情報を収集する場合には、原則として当該画面等または付随画面等において利用目的を明示します。
  3. (3)電話等を通じて個人情報をお伺いする場合、その他の方法によりお客様の個人情報を収集する場合には、原則として当社ホームページに記載する方法により、あらかじめ利用目的を明示します。なお、当社とお電話でお話させていただいた場合ないし防犯カメラで録画した場合、適切な対応を行うために、通話内容を記録・録音ないしは録画内容を記録・保存させていただく場合があります。

3.個人情報の利用

当社は、お客様の個人情報を、上記1.の利用目的の範囲内で利用し、目的外利用を行いません。また目的外利用を行わない為の具体的な措置を講じます。ただし、法令等に基づく場合には、この限りではありません。

4.個人データの提供

当社は、次の場合を除いて、個人データを第三者に提供することはありません。

  • ご本人が同意されている場合
  • 上記1.の利用目的の達成に必要な範囲内で、業務を委託する場合
  • お客様または公共の利益のために必要であると考えられる場合
  • 保険制度の健全な運営に必要であると考えられる場合
  • 法令等に基づく場合

5.個人データを第三者に提供する場合の具体例

資料のご請求を頂くお客様は全国にいらっしゃいます。お客様によりご満足いただけるサービスを提供するため、弊社と共同でサービスを提供する目的で、他のアフラックアソシエイツにお客様の情報を提供する場合がございます。

6.センシティブ情報の取得・利用・第三者提供

当社は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

  • 法令等に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
  • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
  • 源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • 相続手続による権利義務の移転等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • 保険業その他金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • 機微(センシティブ)情報に該当する生体認証情報を本人の同意に基づき、本人確認に用いる場合

7.個人データの管理

当社では、上記1.の利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確で最新なものに維持するよう努めます。 当社では、個人情報管理責任者を定め、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他の個人データの安全管理のために、各種取扱規程を定めるとともに、アクセス制限、持ち出し制限、不正アクセス防止のための措置、セキュリティー対策等により、必要かつ適切な措置を講じるよう努めます。
当社では、従業者に対する指導、教育等を通じ、適切に個人データが取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行うとともに、個人データを委託先に提供する場合には、委託先に対して必要かつ適切な監督を行うよう努めます。
当社は、個人データの適正な保護管理の推進に努めておりますが、今後も継続的に改善を図ります。

8.保険契約の内容等に関するお問い合わせ

当社では、保険契約の内容等に関するご照会については、ご本人であることをご確認させていただいた上で、適切に対応することとします。

9.保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等

当社は、個人情報保護法に基づく保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等のご請求について、適切に対応します。
当社所定の書式にご記入いただき、当社所定の受付方法等に沿ってご請求いただいた場合には、ご本人であることをご確認させていただいた上で、個人情報保護法に基づき、原則書面により回答させていただきます。
詳しくは、下記11.の当社お問い合わせ窓口に、ご連絡ください。
なお、当社が業務委託を受けている保険会社の保有個人データに関する開示のご請求については、当該保険会社の定める手数料がかかることがあります。

10.特定個人情報等の適正な取扱い

取扱事業者名:アフラック保険サービス株式会社
当社は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」といいます。)の取扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)」および「個人情報の保護に関する法律」、ならびに「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を遵守します。
また、当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途取扱い・管理に関する社内規程等を定め、これを遵守します。当社は、特定個人情報等の適正な保護管理の推進に努めていますが、今後も継続的に改善を図ります。

11.お問い合わせ窓口

当社は、個人情報の取扱いならびに本ポリシーに関する苦情やご相談に対し、適切に対応させていただきます。
当社の個人情報の取扱い、個人データの安全管理措置、上記9.の保有個人データに関する各種ご請求、上記10.の特定個人情報等につきましては、下記までお問い合わせください。

【生命保険に関する個人情報ならびに本ポリシーについてのお問い合わせ先】
アフラック保険サービス株式会社
東京リレーション課 03-5320-3777
受付時間 9:00~17:00(土日・祝日・年末年始を除く)
【当社の採用業務に関する個人情報についてのお問い合わせ先】
アフラック保険サービス株式会社
人事課 050-3786-1434
営業教育課 050-3786-1451
カスタマーリレーション企画課(各拠点)
受付時間 9:00~17:00(土日・祝日・年末年始を除く)
【お取引先に関する個人情報についてのお問い合わせ先】
各主管部署へお問い合わせください。

制定日:2005年4月1日 最終改定日:2017年5月30日
アフラック保険サービス株式会社
個人情報管理責任者
代表取締役社長 新井 裕司

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