役員・従業員の個人情報の取り扱いについて
（プライバシーポリシー）

アフラックは、入社時、在職時に発生する人事関連の事務諸手続、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他の書面もしくはシステム等を通じて個人情報を収集する場合、「何のために利用するか」という目的を、明確に示すようにしたうえで、個人情報をご提供いただくご本人の同意のもとに、その目的の達成に必要な項目に限定して個人情報を収集します。（本項2．においてはマイナンバーを除きます。マイナンバーについては、「3．情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください）

■収集方法
主な収集方法は、入社時、在職時に発生する人事関連の事務諸手続等に必要な各種帳票への記入、教育研修、面談もしくはヒアリング等の対話、またはアンケートの回答等です。

■利用目的の明示方法
個人情報の収集にあたっては、アフラックは、法令等に従い、上記1．の利用目的をホームページで公表するほか、入社時、在職時に発生する人事関連の事務諸手続、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他の書面もしくはシステム等を通じて、個人情報をお預かりする際に明示します。

みなさまからお預かりする個人情報を「個人を特定できない状態」に加工し、研究機関等との間で、利用目的以外の用途にも活用することがあります。匿名加工情報は、個人の権利利益に配慮し、「生きる」を創る。というブランドプロミスに沿う、社会と共有できる新たな価値の創造に向けた用途に用います。

アフラックは、みなさまからお預かりする個人情報について、情報の性質に応じた管理方法を社内規程として整備することで、不正行為や情報漏えいにつながらないよう、厳重に管理しています。

■個人情報
個人情報とは、氏名や住所等、特定の誰かを識別することができる情報です。
アフラックは、個人情報を、上記1．の利用目的の範囲で利用します。ただし、法令等により、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことが認められている場合は、この限りではありません。

■センシティブ情報
センシティブ情報とは、個人情報のうち、人種、信条、門地、本籍地、社会的身分、保健医療、労働組合への加盟、性生活、犯罪経歴、犯罪により害を被った事実、被疑者または被告人としての刑事事件に関する手続が行われた事実、少年の保護事件に関する手続が行われた事実等、法令等で定められた特に配慮が必要な情報です。
アフラックは、センシティブ情報を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

• ・法令等に基づく場合
• ・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
• ・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
• ・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
• ・源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
• ・相続手続による権利義務の移転等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
• ・保険業その他金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
• ・センシティブ情報に該当する生体認証情報をご本人の同意に基づき、ご本人確認に用いる場合

■マイナンバー（個人番号）
マイナンバーとは、日本国内に住民票を有するすべての方に対して、一人一人に割り振られた12桁の番号です。
アフラックは、マイナンバーを番号法等に基づき、適正な方法で収集するとともに、以下の事務に必要な範囲においてのみ利用します。また、アフラックは、番号法等で限定的に認められている場合を除き、マイナンバーを第三者に提供しません。

• ・給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
• ・その他法令等に定める個人番号関係事務等

■匿名加工情報
匿名加工情報とは、個人情報を「個人を特定できない状態」に加工し、さらに復元もできないようにした情報です。
アフラックが作成した匿名加工情報を研究機関等との間で、活用することがあります。匿名加工情報は、個人情報をご提供いただくご本人の権利利益に配慮し、「生きる」を創る。というブランドプロミスに沿う、社会と共有できる新たな価値の創造に向けた用途に用います。

匿名加工情報を取り扱う場合、作成の元となった個人情報のご本人を識別するための行為をしません。

匿名加工情報を作成する場合には、以下の対応を行います。

• ・法令等で定める基準に従って、適正な加工を施します。
• ・法令等で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じます。
• ・作成した匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表します。

匿名加工情報を第三者に提供する場合、以下の対応を行います。

• ・提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表します。
• ・提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

第三者に提供される匿名加工情報および、アフラックが作成する匿名加工情報に含まれる情報の詳細は以下のとおりです。

アフラックによる匿名加工情報の取り扱いに関する苦情、ご相談、ご質問に関しては「6．お問い合わせについて」をご覧ください。

■Cookie
アフラックは、役員・従業員により良いサービスを提供する目的のため、法令等で認められている方法を遵守することを前提に、Cookie情報を使用して一定の情報を収集する場合があります。

個人データをご提供いただいたご本人の権利利益に十分配慮し、「知らないうちに誰かに提供される」ことがないような仕組みづくりを徹底します。
アフラック以外の第三者に個人データを連携・提供する場合は、入社時、在職時に発生する人事関連の事務諸手続、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他書面もしくはシステム等を通じて、明示的な同意を得ます。^※2

1. ※2業務委託先への提供等、法令等によりご本人の同意が不要な場合を除きます。

■個人データ
個人データとは、個人情報を容易に検索することができるようにした個人情報データベース等を構成する個人情報です。アフラックは、次の場合に個人データをアフラック以外の第三者に提供します。

• ・上記1．の利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先へ提供等する場合
• ・法令等に基づく場合
• ・その他、役員・従業員が同意している場合（下記【3）アフラックの業務委託先以外の第三者への情報提供】に記載するときを含みます）

なお、センシティブ情報、マイナンバーおよび匿名加工情報については、「3．情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください。

1. 1）アフラックの業務委託先に対する提供
   アフラックは、役員・従業員にアフラックの人事に関連する業務を適切に行う等、上記1．の利用目的のために役員・従業員の個人情報を、アフラックの業務委託先に対して提供します。
2. 2）アフラックの関連会社間での共同利用
   アフラックは、以下の関連会社間で、保有する個人データ（ただし、マイナンバーを除く）を共同利用することがあります。
   1. （1）共同して利用される個人データの項目
      人事情報（氏名、生年月日、住所、所属部署、役職、略歴等）、賃金関係情報（給与賞与・社会保険等）
   2. （2）共同して利用する者の範囲
      Aflac Incorporatedおよびその子会社等
   3. （3）利用する者の利用目的
      上記「（2）共同して利用する者の範囲」に記載する者における「上記1．」の利用目的のとおり
   4. （4）当該個人データの管理について責任を有する者の名称
      アフラック
3. 3）アフラックの業務委託先以外の第三者への情報提供
   アフラックは、以下の場合に、役員・従業員の同意に基づき、個人情報を第三者に提供することがあります。
   • ・金融機関・再就職先等からの問い合わせに対して、在籍の有無等について、回答する場合
   • ・その他、業務委託先以外の第三者から情報提供等の依頼を受けた場合

アフラックは、みなさまからお預かりする個人情報を最大限大切に守るために、以下のとおり対応します。

• ・個人データは社内規程で定めた期間のみ保管します。
• ・個人データを正確で最新なものに維持するよう努めます。
• ・個人情報管理責任者を定め、個人データおよびマイナンバーの漏えい、滅失またはき損の防止、その他の個人データおよびマイナンバーの安全管理のために、各種取り扱い規程等を定めるとともに、アクセス制限、持ち出し制限、不正アクセス防止のための措置等のセキュリティ対策により、必要かつ適切な措置を講じます。
• ・従業者に対する指導・教育等を通じ、適切に個人データおよびマイナンバーが取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行うとともに、個人データおよびマイナンバーを業務委託先に提供する場合には、業務委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
• ・「情報管理推進委員会」を設け、個人データおよびマイナンバーの適正な保護管理の推進に努め、継続的に改善を図ります。
• ・外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、必要かつ適切な措置を講じます。

アフラックでは、役員・従業員の個人情報に関するご照会については、ご本人であることを確認させていただいたうえで、適切に対応します。

■保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等
アフラックは、個人情報保護法に基づく保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等のご請求について、適切に対応します。
アフラック所定の書式にご記入いただき、アフラック所定の受付方法に沿ってご請求いただいた場合には、ご本人であることを確認させていただいたうえで、個人情報保護法に基づき、書面または電磁的記録等で回答させていただきます。なお、保有個人データの開示のご請求については、開示請求手数料1,000円（税込）のほか、ご請求・回答内容等に応じて定めた開示実施手数料をお支払いいただきます。
詳しくは、下記お問い合わせ窓口に、ご連絡ください。

■お問い合わせ窓口
アフラックは、個人情報（マイナンバーを含みます）の取り扱いに関する苦情やご相談に対し、適切に対応させていただきます。
アフラックの役員・従業員の個人情報の取り扱い、外国における個人情報の取り扱いの詳細につきましては、下記までお問い合わせください。

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